Ahli Pertama - Arsiparis

natinedJs ⓚ 2017 Arsiparis merupakan kompetensi yang dimiliki seseorang di bidang ke arsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal maupun pendidikan atau pelatihan kearsipan (KBBI). Arsiparis juga merupakan orang yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab untuk melakukan kegiatan pengarsipan, baik sebagai ASN atau pegawai swasta. Di sisi lain pengarsipan dari dokumen penting dari negara atau perusahaan dapat menjadi gudang data yang sudah di arsipkan oleh arsiparis. Sehingga pada dasarnya profesi ini sangat penting untuk memudahkan mendapatkan arsip berkas terdahulu untuk digunakan di kemudian hari.

Beberapa pengertian arsiparis menurut peraturan perundangan dan juga ahli;

1. UU No 43 Tahun 2009, Arsiparis didefinisikan sebagai seorang yang mempunyai kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh dari pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
2. Permenpan No 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis yang telah diubah dengan Permenpan & RB No 13 Tahun 2016, Arsiparis adalah ASN yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan yang diangkat oleh pejabat berwenan di lingkungan lembaga negara, pemerintah daerah, pemerintah desa, dan satuan organisasi perguruan tinggi negeri.

Arsiparis harus mampu melaksanakan tugas dan perannya dengan instansi atau lembaga manapun sehingga dapat meningkatkan kinerja dari instansi maupun lembaganya. Karakter dari profesi ini adalah kuat, cepat, dan teratur. 

Jabatan Fungsional Arsiparis di Indonesia di bagi menjadi dua kelompok diantaranya;

• Arsiparis tingkat terampil
• Arsiparis tingkat ahli

Arsiparis tingkat ahli merupakan jabatan yang diduduki oleh arsiparis dengan kualifikasi pendidikan minimal diploma 4 atau setara dengan sarjana. Arsiparis ahli ada empat jenjang yaitu arsiparis ahli pertama, arsiparis ahli muda, arsiparis ahli madya, dan arsiparis ahli utama. Masing-masing jenjang jabatan tersebut baik tingkat terampil maupun ahli diatur dalam peraturan Kepala Arsip Nasional RI (ANRI) No 4 Tahun 2017 tentang Pelaksanakan Tugas Jabatan Fungsional Arsiparis.

Arsiparis termasuk dalam rumpun arsiparis, pustakawan dan yang berkaitan dan merupakan jabatan karir ASN. 

Jabatan Fungsional Arsiparis merupakan jabatan fungsional kategori;

• Ketrampilan
• Keahlian

Jenjang jabatan Arsiparis kategori ketrampilan dari yang terendah sampai yang tertinggi yaitu;

• Terampil
• Mahir
• Penyelia

Jenjang Arsiparis kategori keahlian dari terendah sampai tertinggi;

• Ahli pertama
• Ahli muda
• Ahli madya
• Ahli utama

Unsur Kegiatan dan Tugas Jabatan

Tugas pokok Arsiparis adalah melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, pembinaan kearsipan dan pengolahan dan penyajian kearsipan dan pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi. 

Uraian tugas Arsiparis

Berikut ini beberapa uraian tugas arsiparis;

• Kegiatan pengelolaan arsip dinamis; melakukan kegiatan penerimaan dan pembuatan arsip dalam rangka penciptaan arsip, melaksanakan verifikasi autentisitas arsip yang tercipta.
• Kegiatan pengelolaan arsip statis; melakukan identifikasi dan analisis arsip dalam rangka penyusunan Daftar Pencarian Arsip (DPA), melakukan identifikasi dan analisis dalam rangka menyusun pertimbangan pemberian penghargaan atau imbalan atas perlindungan dan penyelamatan arsip statis.
• Uraian kegiatan pembinaan kearsipan; memberikan bimbingan teknis (BIMTEK), memberikan bimbingan dan konsultasi (BIMKOS) penyelenggaraan kearsipan.
• Kegiatan pengolahan dan penyajian Arsip menjadi informasi; mengolah dan menyajikan arsip aktif menjadi informasi, mengolah dan menyajikan arsip inaktif menjadi informasi.

Pengertian Arsip

Archive yang berarti kumpulan dokumen atau catatan sejarah yang mampu memberikan informasi terkait suatu lembaga, atau kelompok orang ataupun tempat tertentu. Arsip dalam bahasa Belanda disebut "Archief" sedangkan dalam bahasa inggirs "Archieve" dan merupakan kata asal dari bahasa Yunani yang berarti permulaan. Kemudian kata "Arche" berkembang menjadi kata "Archia" yang berarti catatan. 

Secara umum pengertian arsip adalah sebuah catatan atau rekaman yang diketik, dicetak atau ditulis dalam wujud angka, gambar dan huruf yang memiliki arti serta tujuan tertentu untuk dijadikan sebagai suatu bahan informasi dan juga komunikasi yang direkam dalam berbagai media seperti media komputer kertas atau kertas film.

Berdasarkan UU No 43 Tahun 2009 Pasal 1 ayat 2 terkait kearsipan, arsip adalah suatu bentuk rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat serta diterima oleh lembaga negara atau lembaga lainnya.

 Kearsipan 

Menurut kamus administrasi kearsipan (filling) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen secara sistematis sehingga bila mana diperlukan lagi dokumen-dokumen dapat ditemukan kembali secara cepat.

Kearsipan yang baik ditentukan berdasarkan faktor;

1. Kepadatan artinya tidak terlalu banyak tempat khusunya ruangan lantai.
2. Mudah dicapai 
3. Kesederhanaan dengan kata lain sistem penataan arsip dapat dimengeri dan dilaksanakan oleh setiap petugas atau pegawai pada umumnya. Di beberapa sektor dengan kearsipan dalam jumlah besar memerlukan dua sampai tiga shift operator arsiparis.
4. Keamanan, agar dokumen pada tingkat keamanannya sesuai dengan kepentingannya.
5. Kehematan arsip atau pengarsipan memiliki prinsi menggunakan biaya minimal.

Filling system adalah proses mengklasifikasikan dan mengatur arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, serta penyimpanannya dalam suatu tempat yang aman agar arsip tersebit dapat secara cepat ditemukan saat dibutuhkan.

Tujuan penataan Arsip diantaranya;

• Memberikan pelayanan dalam menyimpan arsip
• Menemukan kembali arsip secara tepat, lengkap, akurat dan tepat waku serta efisiensi.
• Menunjang penyusunan arsip yang berdaya dan berhasil guna.

Syarat Arsip yang baik;

• Dokumen harus masih mempunyai kegunaan; Contoh memilah tahun pembuatan dengan relevansi penggunaan arsip di masa kini.
• Dokumen harus disimpan secara teratur dan berencana
• Dokumen harus dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila ingin digunakan kembali.

Jenis-jenis arsip terbagi menjadi beberapa bagian;

• Arsip menurut subjek atau isi; arsip kepegawaian, arsip keuangan dll
• Arsip menurut bentuk dan wujud fisik; surat, pita rekaman, disket atau DVD dll.
• Arsip menurut kegunaannya; arsip bernilai informasi, arsip bernilai administrasi
• Arsip menurut sifat kepentingannya; arsip tidak berguna, arsip berguna, arsip penting, dan arsip vital.
• Arsip menurut fungsinya; arsip dinamis dan arsip statis.

Materi dapat dibaca di UU No 43 Tahun 2009 Tentang kearsipan, Peraturan ANRI No 4 Tahun 2002 Kelas jabatan di lingkup ANRI.

Contoh soal Fungsional Arsiparis

1. Tujuan utama dari sistem kearsipan adalah...

A. Kerapihan dokumen.
B. Mendapatkan data secara cepat dan tepat.
C. Kelestarian dokumen.
D. Koleksi dokumen negara.
E. Menjaga kerahasiaan dokumen negara.

B. Mendapatkan data secara cepat dan tepat.

2. Dalam bahasa Jerman arsip yang berarti warkat disebut sebagai...

A. Archief.
B. Archieve.
C. Archivalen.
D. Felum.
E. File.

C. Archivalen.

3. Dalam bahasa latin kata arsip berasal dari kata felum yang berarti...

A. Peti yang digunakan untuk menyimpan kumpulan warkat.
B. Tali atau benang yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat.
C. Laci yang digunakan untuk menyimpan kumpulan warkat.
D. Kotak yang digunakan untuk menyimpan kumpulan warkat.
E. Folder yang digunakan untuk menyimpan kumpulan warkat.

B. Tali atau benang yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat.

4. Berikut ini yang tidak termasuk tujuan pengelolaan kearsipan adalah...

A. Menyimpan warkat.
B. Memelihara warkat.
C. Menemukan arsip dengan cepat.
D. Mengirim arsip dengan tepat.
E. Menghemat waktu, tenaga dan pikiran.

D. Mengirim arsip dengan tepat.

5. Sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI dalam UU No 43 Tahun 2019 dikenal dengan sebutan...

A. DPA.
B. SKN.
C. SIKN.
D. JIKN.
E. JRA.

D. JIKN.